Dar seguimiento hasta concretar la entrega es uno de los problemas más comunes que escuchamos en Moudus. Hacerlo puede resultar incómodo, ya que por un lado podemos sentir que estamos siendo molestos al presionar a los demás o bien, podemos pensar que no tenemos que dar seguimiento puesto que la otra persona ya está enterada de lo que tiene que hacer y tiene que hacerse responsable de lo que le corresponde.
La realidad es que dar seguimiento es parte de un trabajo en equipo. Todos tenemos responsabilidades, entregables y metas que cumplir y muchas veces dependemos de otros para alcanzarlos. Al dar seguimiento, lo que hacemos es ayudarnos mutuamente para alcanzar nuestros objetivos.
¿Qué pasa del otro lado?
Muchas veces estamos esperando a que la otra persona nos entregue pero por más que insistimos o esperamos, no obtenemos respuesta; y si se da el caso de que nos entregan, muchas veces no va acorde a nuestras expectativas.
Nuestro cerebro siempre va a intentar protegernos de lo que resulta incómodo o de lo que detecta como una amenaza. Cuando nos piden realizar un entregable y es algo nuevo, o algo que no estamos seguros cómo se hace o creemos que no somos buenos en eso, nuestro cerebro va a intentar evitarlo. Esto se va a reflejar de diferentes formas: Puede que se nos olvide hacerlo, puede que lo tengamos al final de nuestra lista de pendientes y estemos procrastinando, puede que nos pongamos diferentes pretextos o excusas para no realizarlo y echemos la culpa a factores externos o a otras personas.
Esto es algo que nos sucede a todos y es la razón por la cual contar con alguien que nos de seguimiento puede ser de gran ayuda. Al dar seguimiento, es importante que no solo “recuerdes” a la persona de lo que tiene que hacer y para cuando, sino que realmente la ayudes a sentirse contenida para realizar eso que le incomoda.
¿Cómo dar seguimiento?
- Asegúrate de que la persona sepa qué necesita entregar, cuándo y cómo.
Recuerda que, aunque para ti algunas cosas parezcan obvias, para el otro pueden no serlo. Fijar los criterios para cada entregable es indispensable.
2. Pregunta si hay alguna duda
Aunque lo hayas dicho todo, es importante preguntar si la otra parte tiene dudas y recibirlas con una escucha activa y con empatía. ¡Cultiva la paciencia!
3. Recuerda a la persona cada cierto tiempo
Para evitar que el cerebro de la otra persona lo borre, es importante recordar hasta concretar.
4. Si no obtienes respuesta, busca opciones
Si tu forma de contactar al otro es por whatsapp pero no obtienes respuesta, intenta marcar, mandar un correo o si es posible acercarte a esa persona de forma presencial. Busca qué les funciona a los dos.
5. Haz saber al otro que cuenta con tu ayuda
Cuando contactes a la persona, además de recordarle, hazle saber que estás para apoyarlo y para ayudarle a encontrar soluciones en caso de que algo se le esté atorando.
6. En caso de no ser concretado en tiempo y forma, haz al otro responsable
Si después de hacer todo lo anterior no obtienes el entregable en tiempo y forma, tendrás que asumir tu responsabilidad y hacer al otro responsable. Esto no significa que lo castigues, sino más bien es asumir consecuencias. Para saber más sobre cómo concretar metas, lee nuestro artículo Cómo fijarnos metas y realmente cumplirlas.
7. Busquen juntos opciones para futuras ocasiones
Sentarte con la persona a ver qué funciono y qué no, ayudará para que en futuras ocasiones los entregables empiecen a concretarse de la manera deseada.
¡Así que ya sabes! Dar seguimiento puede ser incómodo pero es parte de una buena comunicación y un buen trabajo en equipo. Recuerda siempre intentar hacerte consciente de qué emociones y pensamientos hay detrás de tus reacciones y de los demás involucrados para empezar a trabajar juntos contra el problema y no uno contra el otro.