Por Paulina Torres
Una de las habilidades blandas más importantes y que tienen un mayor impacto en el desempeño, la productividad y el ambiente laboral es la comunicación. De acuerdo a algunos estudios el 57% de los empleados reporta no tener claridad sobre las tareas que tiene que hacer y el 69% de los líderes no se sienten cómodos comunicando a sus equipos. Estos datos nos indican que es vital mejorar las habilidades de comunicación. En la gran mayoría de las empresas a las que he tenido la oportunidad de asesorar, tienen dificultad para identificar que gran parte de los problemas que enfrentan, tienen base en alguna falla en el proceso de comunicación. Es por esto que si se empieza a trabajar en evaluar la comunicación, encontrar estas fallas y llevar a cabo una intervención mejorando ciertos aspectos se pueden incrementar el trabajo en equipo, que las personas se sientan escuchadas, dar un espacio sano para la innovación y el crecimiento y en general, mejorar el desempeño, la seguridad y la productividad. Así que si la comunicación es tan trascendental, ¿cómo podemos mejorarla? ¿qué podemos hacer que sí esté en nuestras manos? Aquí 6 tips que puedes empezar a aplicar:
- Define metas y expectativas utilizando las siguientes preguntas:
¿Cuál es el propósito de la comunicación?
¿Quién es el receptor, audiencia o participante?
¿Cuál es tu meta u objetivo? (posibles objetivos: informar, persuadir, conectar)
¿Qué conducta esperas del receptor como resultado de esa comunicación? (mandar un mail de aprobación o autorización, completar una tarea, dar comentarios o datos sobre alguna tarea compartida, confirmar algún evento, etc.
¿Qué formato sería el mejor para llevar a cabo la tarea?
Si se te dificulta contestar a estas preguntas, valdría la pena que le dedicaras más tiempo a planear los objetivos que tienes antes de comunicarlo. Esto ayudará a que tu comunicación sea clara y efectiva.
2. Atiende tus emociones: Es de suma importancia conectar primero con nosotros mismos y darnos cuenta de nuestro estado emocional ¿cómo me siento al comunicar esto? ¿es algo que me resulta incómodo? ¿cómo me siento hacia la otra persona? El darte cuenta de esto ayuda a que no comuniques desde la reacción emocional, sino que puedas atenderlo desde la consciencia.
3. Se concreto y específico: Especialmente cuando hay temas que nos incomodan, tendemos a ser más rolleros y no vamos directo al grano. Esto puede hacer que nuestro receptor se pierda de lo que realemente es importante y del objetivo que queremos transmitir o del resultado que deseamos obtener. Se específico en qué es lo que quieres, de que forma lo quieres ver visto, la fecha, hora, participantes y quién se hará responsable de qué. Entre más específico seas habrá más responsabilidad, menos retrabajo, menos malos entendidos y disminución de conflicto.
4. Escucha y se empático: La comunicación es de dos vías y es importante que abramos el canal de comunicación tratando de entender la perspectiva del otro y dando paso a que pueda expresarse. Escuchar activamente es una forma de mostrar respeto y lograr que las personas puedan expresarse y así podamos atender issues en el momento oportuno.
5. Repite los puntos más importantes y los acuerdos realizados (en forma verbal y escrita): Damos por hecho que todo quedó entendido. Muchas veces pensamos que todos entendemos lo mismo y sin embargo, no es así. Además de que la interpretación de las cosas varía de persona a persona de acuerdo a su formación, sistema de creencias, filtros, etc. Por esto, lo mejor para tener una comunicación adecuada es repetir la información más importante para saber si eso es lo que entienden ambas partes.
6. Promueve una cultura de retroalimentación: La retroalimentación nos ayuda a ver nuestros puntos ciegos al mismo tiempo que brindarle a los demás sus áreas de oportunidad. Es importante que la retroalimentación se base en la mayor cantidad de datos posibles para no caer en la subjetividad e interpretación. Se recomienda siempre iniciar estableciendo rapport, dar primero lo positivo (logros, fortalezas, etc.) para bajar la defensividad y así después proseguir con las áreas que se pueden mejorar o se deben reforzar.